A la luz de la dramática situación actual de la pandemia y de la lentitud con la cual se están suministrando las nuevas vacunas, debemos de ser más conscientes de que el teletrabajo ha llegado para quedarse.

Pero no todo es malo, ya que, en muchos aspectos, la nueva cultura de entornos virtuales supone también ventajas reales frente al trabajo presencial de toda la vida, como: una mayor concentración y rendimiento de los empleados, una menor pérdida de tiempo en desplazamientos y, en consecuencia, una considerable reducción en los costes de los mismos, una mayor flexibilidad…

Sin embargo, y a pesar de estas indiscutibles ventajas, no todo es positivo y no siempre resulta fácil adaptarse a los cambios. El teletrabajo también ha puesto trabas en otros aspectos de vital importancia para el correcto funcionamiento de las empresas, como son la cohesión de los equipos o un mayor aprovechamiento de las reuniones virtuales. Me parece conveniente poner el foco en este último punto, porque los encuentros virtuales requieren de una preparación distinta y específica respecto a los presenciales. Si queremos sacarles el máximo partido, tendremos que planificarlos bien y con una buena metodología.

Diferencias entre reuniones virtuales y presenciales

  • Es probable que ya te hayas dado cuenta de que las dinámicas que surgen en las reuniones virtuales difieren bastante del funcionamiento tradicional de las reuniones presenciales.
  • En una reunión presencial, el trato siempre será más personal y cercano. Es lógico, tenemos a los otros participantes delante.
  • El lenguaje corporal cobra una mayor relevancia en estos eventos presenciales.
  • Resulta más fácil ganarnos la confianza de los demás en persona, lo que favorece el permitirnos actuar de manera un tanto más relajada.
  • Si tenemos que lidiar con muchos asistentes, la gestión de la reunión presencial será más llevadera que en un entorno virtual, porque los vemos a todos y podemos percibir, a grandes rasgos, el clima que se respira.
  • Me parece necesario destacar otro punto que considero esencial: en una reunión presencial, a menudo surgen conversaciones off the record —generalmente, en los momentos previos a la reunión o justo después— que pueden ser muy valiosas para afianzar nuestros lazos con el cliente o con el propio equipo. En definitiva, las reuniones presenciales son más cálidas y poseen un punto de personalización que difícilmente conseguiremos en un entorno virtual.
  • No obstante, las reuniones virtuales también tienen sus puntos fuertes: son más ágiles y flexibles, por ejemplo, es mucho más sencillo pautar el horario de una reunión si todos los participantes están trabajando desde sus casas.
  • Además, no se pierde tiempo en desplazamientos y pueden ser más eficientes si logramos gestionarlas bien.
  • Por contra, en una reunión virtual es más probable que surjan distracciones entre los participantes u oyentes, en parte porque, entre pantallas, se pierden por el camino algunos de los estímulos que obteníamos mediante la comunicación no verbal en los encuentros presenciales.

¿Cómo hacer una buena presentación virtual?

Te sugiero una serie de claves que te ayudarán a solventar las problemáticas que pueden surgir en esta serie de eventos y que te servirán para mejorar distintos aspectos de tu próxima reunión virtual.

  • Recuerda, ante todo, que la experiencia es el mejor maestro. Mis reflexiones te servirán para cerciorarte de lo que estás haciendo bien e identificar los puntos que deberías fortalecer. Es aconsejable prestar atención a los propios errores para tratar de solucionarlos en las presentaciones futuras.
  • Planifica con tiempo. Ten en cuenta que la reunión empieza mucho antes de que los participantes se conecten al evento. Como ya ocurría con las reuniones presenciales, una buena preparación es clave para asegurarnos el éxito del encuentro. Improvisar no suele dar buenos resultados: pareceremos poco preparados y no sabremos cómo afrontar los posibles contratiempos.
  • Manda una invitación del evento con suficiente antelación y especifica su duración. No eres dueño del tiempo de los demás. A veces olvidamos que no somos los únicos que tenemos una agenda apretada. Los participantes agradecerán saber cuánto rato estarán reunidos para poder planificar el resto de sus tareas diarias. La invitación del evento les facilitará las cosas: sirve como recordatorio y proporciona un enlace para acceder al encuentro. Además, si convocas la reunión con tiempo, los demás podrán preparar sus intervenciones o preguntas, por lo que esta será más fructífera para ambas partes.
  • Escoge la herramienta que sea mejor para ti, pero también la que dé mayores facilidades al cliente y sea más comprensible para él. Lo conveniente es encontrar un punto medio en el que los dos estéis cómodos. Es importante asegurarte de que ambos tenéis acceso a la plataforma escogida para que la reunión pueda comenzar sin contratiempos.
  • Asegúrate de que manejas la herramienta a la perfección. La plataforma que utilices puede ser tu gran aliada o un auténtico quebradero de cabeza, así que escoge bien y explora todas las opciones que permite. Lo ideal es hacer diversas pruebas con anterioridad a la reunión y, siempre que sea posible, con otra persona. Así podrás comprobar si se te ve y se te escucha bien, a la par que estudiar qué opciones de participación tendrán los asistentes y elegir el modus operandi de la reunión.
  • Comprueba siempre tu conexión. Es esencial disponer de una buena conexión a internet. La reunión será un fracaso si hay cortes constantes, no se te escucha bien o se congela la imagen.
  • Ten todos los documentos a mano. Esto es clave tanto para las reuniones presenciales como virtuales. En el caso de estas últimas, además de prepararte un guión con los puntos a tratar, deberás disponer de los enlaces o documentos que quieras compartir en tiempo real. De este modo, no perderás tiempo buscando archivos en el ordenador. Si haces esperar a los demás porque no encuentras la carpeta que quieres compartir, romperás el clima de la reunión y fomentarás la dispersión entre los participantes.
  • Ayuda a quien no esté familiarizado con la herramienta y verifica que a todo el mundo le funciona bien. Esto solo lo podrás hacer si cumples con el punto antes mencionado de dominar la herramienta a la perfección. Es muy habitual que alguno de los participantes tenga problemas con la usabilidad de la plataforma escogida; si conoces su funcionamiento podrás resolverlos ágilmente.
  • Minimiza las posibles distracciones. Mantener nuestra atención ante la pantalla resulta más cansado que seguir el hilo de los argumentos en un cara a cara, por lo que en una reunión virtual es más fácil que el cliente deje de prestarnos atención. Otro problema es el multitasking. Mientras que en una reunión presencial difícilmente haremos otra cosa que escuchar al interlocutor y tomar notas, cuando asistimos a una reunión virtual podemos estar leyendo y respondiendo emails o consultando las tareas pendientes en la agenda.
  • ¿Cómo podemos evitar estas situaciones? Para empezar, controlando el tiempo. La reunión no debería durar más de una hora, puesto que pasado este periodo resultará más difícil retener la atención de los demás.
  • También es importante disponer de recursos para incentivar el diálogo entre los participantes: de este modo los obligas a estar alerta.
  • Aunque haya menos comunicación no verbal, es importante prestarle atención. Este punto es bidireccional. Para trasladar un mensaje coherente y completo ante tu audiencia, ejercita y controla la gestualidad, la modulación de la voz y las demás posturas ante la cámara. Por otro lado, deberás estar atento a las señales que te llegarán de los participantes. Si tu cliente también tiene la cámara encendida intenta percibir su expresión facial, para saber si lo que le estás diciendo le interesa o le aburre.
  • Asegúrate de que no interfieren ruidos molestos o innecesarios y que la iluminación es la adecuada. De lo contrario, al cliente le resultará mucho más complicado prestar atención y entender el mensaje que intentas transmitir. Una buena preparación de la reunión (preferiblemente junto con un compañero que se preste a ayudarte al otro lado de la pantalla o incluso grabando tu propia intervención y visionándola luego) te servirá para detectar estos posibles problemas y solucionarlos a tiempo.
  • La presentación debe ser atractiva y dinámica. Este punto también es fundamental. Si en una reunión presencial los soportes, materiales y contenidos ya son importantes, en una reunión virtual lo son todavía más. Solo trabajando en un buen documento de presentación lograrás transmitir profesionalidad y confianza, y facilitarás que tu cliente preste atención y retenga la información esencial. Tus clientes o equipos no deben sentir que les estás haciendo perder el tiempo. No organices reuniones sin un motivo justificado.
  • Si participan muchas personas, gestiona bien las intervenciones. Deja siempre un margen para las preguntas y cuestiones al planificar la duración del evento y asegúrate de establecer dinámicas de turnos de palabra. En el caso de reuniones con mucho aforo, resulta conveniente disponer de un asistente que te ayude a gestionar estas dinámicas mientras tú te centras en la propia presentación. De este modo, no tendrás que estar tan pendiente de quién ha solicitado turno para hablar o de qué preguntas van saliendo en el chat, por lo que no perderás el hilo. Tu ayudante te irá indicando a quién le toca intervenir a cada momento. Mientras que en las reuniones con pocos participantes las intervenciones y preguntas pueden ir surgiendo de manera fluida y esponjada, a medida que vamos exponiendo los puntos, en las reuniones más grandes es preferible concentrarlas al final de cada bloque o en el último tramo de la reunión, para agilizar el avance de la misma.

Espero que mis consejos te ayuden a comunicar de manera más efectiva en las reuniones virtuales y a seguir progresando en la nueva cultura del teletrabajo.