Sin duda, se trata de una de las grandes preguntas a la hora de planificar la labor comercial con visitas presenciales y cuyas implicaciones son grandes, ya que condicionará el tamaño de la fuerza de ventas. Para estimar de forma adecuada el número de visitas óptimo que debemos realizar con los diferentes clientes (y posibles clientes) en el transcurso de un año, deberemos tener en cuenta 5 factores:

  1. El tamaño de la cuenta, es decir, el volumen de facturación de cada cliente y su rentabilidad actuales y posibles.
  2. La duración y el contenido que requiere la visita.
  3. La ubicación del cliente, que se traduce en el tiempo y el coste del desplazamiento.
  4. La tipología del producto.
  5. La posibilidad de realizar ventas cruzadas.

El volumen de facturación

Habitualmente este criterio es el que suele tener más repercusión en la definición del número de visitas a realizar. Visitamos más a los clientes (y no clientes) que consideramos más importantes, pero nunca deben perderse de vista los otros 4 aspectos. Tengamos también en cuenta que algunos clientes más pequeños o medianos pueden incrementar su facturación con el tiempo, por lo que habrá siempre que valorar las oportunidades potenciales. En cualquier caso, deberemos calcular muy bien el coste de las visitas, de cara a maximizar la rentabilidad y la eficiencia. No olvidemos que estamos hablando de contactos presenciales que son siempre los más caros.

Algunos clientes más pequeños o medianos pueden incrementar su facturación con el tiempo, por lo que habrá siempre que valorar las oportunidades potenciales.

La duración de la visita importa

Más allá del tamaño de la cuenta o de las oportunidades de negocio que podamos detectar, existen otros factores relevantes, como la duración de la visita que dependerá de la importancia del cliente. Pensemos en el caso de un vendedor cuyo cliente es un hipermercado, (típica visita de un Key Account). Deberá repasar los productos uno a uno, tomar nota de ofertas puntuales de la competencia más directa, entrar en la negociación de un lineal para una fecha determinada, negociar acciones de Merchandising y un largo etcétera. Esto lleva tiempo, y nuestro tiempo es limitado, así que habrá que ser muy escrupuloso al asignar el número de visitas necesarias para cada segmento de nuestros vendedores y clientes.

Otro caso sería el de un vendedor de margarinas industriales, quien posiblemente efectuará alguna demostración de sus productos a los técnicos de la empresa, por lo que puede pasarse un día entero con el cliente. En el lado opuesto, por ejemplo, estaría un vendedor de bollería de consumo diario, que efectúa visitas muy cortas porque así lo exige su ruta para que pueda realizar 40/50 visitas diarias.

¿Dónde está el cliente?

La ubicación del cliente es también un elemento a tener en consideración, siempre supeditado al tamaño de la cuenta, pero estimando muy bien el tiempo de desplazamiento y el coste de la visita (gasolina, billetes de avión, dietas, hoteles, etc.) ya que son elementos fundamentales a la hora de asignar clientes a cada vendedor.

Lógicamente, un vendedor que opere en una capital de provincia tendrá menos tiempos perdidos en desplazamientos que otro que opere en zonas más periféricas.

No te olvides del producto

La tipología de producto que vendemos es otro elemento clave, ya que la venta de un artículo de lujo y/o con un alto valor añadido, requiere más tiempo y una estrategia de visita mucho más elaborada y planificada que en el caso de un producto más sencillo. Así, la venta de un crucero de lujo o de un producto industrial muy elaborado, puede requerir que nuestro vendedor dedique un día entero al cliente.

Venta Cruzada

Este es un punto de gran importancia ya que permite, con el mismo “coste-visita” incrementar la efectividad y el rendimiento de nuestra acción comercial con los consecuentes mejores resultados en términos de facturación y rentabilidad.

Al mismo tiempo, el incremento de ventas de nuevas referencias, vincula siempre más a nuestros clientes con la empresa y debería siempre ser tenido en cuenta en cualquier sistema de remuneración variable del equipo comercial.

Tras analizar estos 5 elementos clave, estaremos en disposición de definir el número de visitas idóneo para cada cliente, y así el tamaño de la Red de Ventas. Aun así, deberemos permanecer atentos, pues sea cual sea la frecuencia de visita que la empresa haya establecido, esta puede variar según la evolución de la relación con el cliente. Tengamos en cuenta que las visitas están siempre sujetas a un cambio constante y los clientes, como decía en el primer punto, pueden incrementar considerablemente sus compras (requiriendo más tiempo y atención por parte de nuestros comerciales) o disminuirlas, comprando solo una pequeña parte de nuestros productos, sin darnos muchas opciones de venta cruzada.

Sea cual sea la frecuencia de visita que la empresa haya establecido, esta puede variar según la evolución de la relación con el cliente.

Por lo tanto, vemos claramente como la definición de la frecuencia de las visitas y su estrategia son básicas en el desarrollo de la política de distribución de la empresa. Significa que tenemos que medir muy bien la necesidad y pertinencia de cada visita, y su posible eliminación realizando contactos virtuales, por tanto, condicionará el tamaño de nuestra fuerza de ventas. Dicho de otra forma, el número de veces que visitamos a un cliente o lo contactamos de una forma presencial es una decisión estratégica de la máxima importancia.