El teletrabajo tiene infinidad de defensores, pero no ha convencido a todas las empresas, porque al aplicarlo se han detectado déficits que en muchos casos son difíciles de solventar. Estamos viviendo una época de cambio, y eso siempre genera incertidumbre.

Antes de leer este artículo, quiero que te hagas un par de preguntas. ¿Crees que tu productividad aumenta o disminuye cuando trabajas en remoto? ¿Has conseguido la flexibilidad que deseabas?

Ahora sí, voy a desgranarte los principales retos diarios a los que nos enfrentamos cuando trabajamos desde casa y a analizar las tendencias actuales y futuras de esta modalidad, para descubrir si el teletrabajo ha llegado para quedarse.

Te avanzo algo: la autogestión del tiempo es crucial a la hora de cumplir con los objetivos y beneficiarnos de las oportunidades que surgen con el trabajo en remoto. Lo veremos enseguida.

La situación del teletrabajo en España

En 2019, justo antes de la pandemia, el 4,8% de la población activa trabajaba más de la mitad de los días desde casa, mientras que el 3,5% lo hacía de manera ocasional, según el Informe del teletrabajo en España, elaborado por Randstad Research.

Cuando estalló la crisis del coronavirus y tuvimos que confinarnos, las cifras de teletrabajadores se cuadruplicaron: el 16,2% de la población pasó a trabajar en remoto de manera habitual. Parecía que el teletrabajo había llegado para quedarse, pero el porcentaje empezó a descender a medida que mejoraban las condiciones sanitarias.

En el primer trimestre de 2021, el 11,2% de la población activa trabajó desde casa más de la mitad de la semana y el 5,4% de manera ocasional. Sigue siendo más del doble que antes de la pandemia, aunque muchas de las empresas que se apuntaron al teletrabajo han vuelto a la presencialidad en cuanto han podido.

Aunque estos datos son objetivos, nos falta una información vital: ¿qué modelo prefiere la gente?

La flexibilidad laboral: ¿una utopía?

Hace unos meses realicé una encuesta en LinkedIn en la que preguntaba, precisamente, por las preferencias de los profesionales. ¿Oficina o trabajar desde casa? Los resultados hablaron por sí solos. De las más de 2.200 personas que respondieron a la encuesta, un abrumador 74% votó por alternar ambos modelos, mientras que el 19% apostó por teletrabajar todos los días y solo un 7% prefería estar 100% en presencial.

Ahora volvamos a las cifras objetivas, que nos muestran la situación actual del teletrabajo en nuestro país. Entre teletrabajadores habituales y ocasionales, encontramos al 16,6% de la población. En cambio, el 81% desearía teletrabajar, ya sea de manera híbrida o completamente. ¿Tenemos en cuenta lo que quieren nuestros empleados? ¿Les estamos ayudando a conciliar?

Tendencias en el teletrabajo: ¿cómo nos organizaremos en los próximos años

Miremos al futuro. ¿Cómo será el teletrabajo en 2025? Según datos de Boston Consulting Group, el 60% de los directivos prevén como mínimo 2 días de teletrabajo semanal estipulados en sus empresas. El 94% de los encuestados esperan que sus organizaciones flexibilicen los horarios y un nada desdeñable 69% considera que sus jefes deberían cambiar de mentalidad.

Una lectura que se desprende de estos datos es que directivos y empleados todavía no están alineados. ¿Qué nos preocupa a la hora de apostar por una mayor flexibilidad laboral de nuestros equipos?

Problemas al trabajar desde casa

Las empresas se enfrentan a una serie de obstáculos cuando su plantilla trabaja desde casa, que han contribuido al desencanto del teletrabajo de los últimos meses y a que muchas organizaciones vuelvan a la modalidad exclusivamente presencial.

Te detallo algunas carencias que se han evidenciado con el trabajo en remoto:

  • Necesidad de cambio de mentalidad. Pasar toda la jornada laboral sin salir de nuestra vivienda, sin relacionarnos físicamente con otras personas y, en muchos casos, sin contar con un espacio de trabajo adecuado y delimitado acaba pasando factura anímicamente.
  • Estrés. El bombardeo de llamadas, emails y reuniones virtuales a todas horas nos hará sentir que no somos dueños de nuestro tiempo y puede acabar desencadenando episodios de estrés o ansiedad.
  • Poca planificación. Si no planificamos bien nuestra jornada y le sumamos el exceso de distracciones comentadas en el punto anterior, terminaremos el día habiendo comenzado muchas tareas pero no acabando ninguna.
  • Baja productividad. Todo ello puede terminar desencadenando una menor productividad. Si estamos desmotivados, tardaremos más en ejecutar una labor y cometeremos más errores.

¿Experimentas todos estos ladrones del tiempo cuando trabajas en casa? Cosimo Chiesa los analizó muy detalladamente en uno de sus artículos; puedes consultarlo para más información.

Soluciones para aprovechar las oportunidades del teletrabajo

Todos estos obstáculos tienen solución, aunque pueden implicar un cambio de mentalidad radical por parte de la empresa y de los empleados.

1. La ley de Parkinson

¿Has oído hablar de la ley de Parkinson? “Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización”. Cyril Northcote Parkinson la formuló en 1957, al darse cuenta de que, cuanto más tiempo disponemos para realizar una tarea, más procrastinamos. Divagaremos innecesariamente, nos asaltarán las dudas y caeremos en un perfeccionamiento excesivo, hasta que agotemos el tiempo límite.

Lo ideal es, pues, tratar de ajustar al máximo el tiempo requerido a la hora de asignar tareas, para no quedarnos cortos ni excedernos. Los timings ajustados nos forzarán a ser más productivos y eficaces. Esto se puede aplicar a todos los ámbitos de trabajo: desde reuniones de equipo más concisas, a preparaciones de ponencias, redacción de informes, revisión de tareas o incluso dar respuesta a los emails.

2.   Gestiona tu tiempo

Con una buena gestión del tiempo, seremos mucho más eficaces y productivos, por lo que nos será más fácil evitar las horas extra.

grafico ley de parkinson

Te aconsejo que planifiques tus objetivos a distintos niveles:

  • Anuales.
  • Mensuales.
  • Semanales.
  • Diarios.

Es esencial llevar una buena planificación. El calendario anual nos servirá para marcarnos retos y objetivos más ambiciosos y estratégicos. Con el planning mensual, preveremos acciones, las distribuiremos en semanas y consideraremos cuáles podemos delegar. Es muy útil para organizarnos el mes, aunque debemos dejarnos suficiente espacio libre para los imprevistos y urgencias.

La planificación semanal y la diaria nos permiten ser más productivos y optimizar nuestra jornada: nos marcaremos acciones realistas y trabajaremos por parcelas. Si queremos ser efectivos, no deberíamos comenzar una actividad sin haber terminado la anterior, o perderemos la concentración y nos será difícil reengancharnos.

Y, sobre todo, no dejes nunca de medir los resultados. La evaluación es clave para saber si vas por buen camino o si debes seguir reajustando parámetros.

3. Smart Working

¿Estamos entendiendo bien el teletrabajo o nos estamos limitando a cumplir un horario rígido de oficina sin movernos de casa?

Te doy algunas claves del Smart Working, el modelo de trabajo en remoto por excelencia, que combina lo mejor del teletrabajo y la tecnología, para que reflexiones si es aplicable a tu empresa:

  • Movilidad. Puedes trabajar desde cualquier ubicación (ya sea en casa, en la oficina, en una cafetería, o incluso desde otro país) sin que los resultados se vean afectados.
  • Libertad y flexibilidad de horarios. Te organizas la jornada laboral como quieras, sin necesidad de fichar a una hora estipulada.
  • Orientación a objetivos. Con el Smart Working, lo importante no es permanecer delante de la pantalla durante 8 horas, sino cumplir con los objetivos establecidos, por lo que es imprescindible que toda la plantilla sepa qué se espera de ellos y tengan una gran capacidad de autogestión y de planificación.
  • Digitalización. Ninguno de los puntos anteriores será posible si no contamos con la tecnología adecuada para trabajar 100% en remoto sin que esto afecte a nuestro rendimiento. Si no podemos acceder a todos los programas y herramientas de nuestra empresa, el Smart Working no será factible.

Cada uno de estos puntos solo puede funcionar si existe una relación verdaderamente honesta y de confianza entre los miembros de nuestra organización, puesto que no tendremos el control de lo que están haciendo nuestros equipos a cada momento.

¿Estamos preparados para el cambio?