En una situación tan fuera de lo común como la que estamos viviendo estos días con la crisis del coronavirus, el concepto del teletrabajo vuelve a emerger con fuerza. Lo que debería ser una evolución hacia nuevas formas de trabajar más flexibles y productivas, de repente, se ha vuelto una imposición. Por lo tanto, muchas empresas se han encontrado en un escenario para el que todavía no estaban preparadas.

En este artículo, quiero dar algunas pautas básicas, pero fundamentales, para que los líderes sean capaces de organizar y gestionar a sus equipos de manera eficiente. Espero que todo lo expuesto aquí pueda servir, no solo para afrontar el momento actual, sino también para explorar nuevas formas de trabajar de cara al futuro.

Gestión del cambio en el puesto de trabajo

Para darnos cuenta del grado de implantación del trabajo en remoto en nuestro país, recojo este dato del Monitor Adecco de Oportunidades y Satisfacción en el Empleo: un 7,4% de la población ocupada en 2018 trabajaba desde casa, ya fuera ocasional o diariamente. Un porcentaje prácticamente marginal que demuestra que, a pesar que muchas empresas tienen voluntad por apostar por un trabajo más flexible y conciliador, la realidad sigue siendo otra.

El principal problema al que se enfrentan las empresas a la hora de implantar el teletrabajo es la forma de abordarlo. El trabajo en remoto no es tanto un problema de distancia o de espacio físico como de mentalidad, y lo es a tres niveles distintos:

Empresarial: significa un cambio en cómo afrontamos la conciliación, la flexibilidad, la economía, la sostenibilidad o la transformación tecnológica.

Personal: representa una mayor comodidad para el trabajador y probablemente pueda significar un plus de motivación, incluso de incremento de la eficiencia, pero también requiere adaptación y asumir una mayor responsabilidad y compromiso.

Relacional: ante estas nuevas formas de trabajo, la confianza, la comunicación y la inmediatez se vuelven más importantes que nunca.

Y aquí es donde muchas organizaciones fallan.

¿Qué entendemos por teletrabajo?

Trabajar en remoto implica mucho más que un simple cambio en el espacio de trabajo. El principal objetivo es la mejora de la satisfacción y de la productividad de empleados. Por eso debemos ver esta situación actual como una oportunidad y tomarlo como una experiencia para desarrollar futuras acciones que vayan en esta dirección. Por supuesto, no todos los trabajos son susceptibles de poder realizarse a distancia, pero otros muchos sí.

Para que el teletrabajo sea efectivo y eficiente, debemos tener en cuenta aspectos importantes como el grado de flexibilidad horaria, el periodo durante el que se llevará a cabo (1 mes, un año, de forma continuada, etc.), cómo se llevarán a cabo las comunicaciones internas (con los supervisores, los subordinados y el resto de compañeros), las metodologías de trabajo, los sistemas de evaluación o las herramientas más adecuadas para llevar a cabo todos los procesos de la forma más eficiente.

Para que todo esto se efectúe con sentido y de forma orientada a resultados, el liderazgo es clave. El líder, además de velar por todo lo anterior, tendrá que construir un entorno basado en la confianza y la responsabilidad individual, donde primen la planificación y el trabajo por objetivos.

Una cuestión vital, y que seguro es una de las grandes causas de su escasa implantación en nuestros días, es entender el peligro de las creencias limitantes. Os deben sonar algunas de estas expresiones:

“Seguro que desde casa trabajas menos”

“¿A que trabajas en pijama?”

“No tienes que madrugar, ¡qué bien!”

“Si trabajas desde casa no puedes desconectar”

En ocasiones, estas creencias están tan arraigadas que las transformamos en realidades cuando no lo son. Debemos combatirlas.

Ventajas y desventajas del trabajo a distancia

Por supuesto, implantar el teletrabajo presenta oportunidades y riesgos. Identificarlos es un paso importante para incentivar los primeros y reducir al máximo los segundos.

Si se gestiona de forma adecuada, el teletrabajo ofrece numerosos beneficios como son:

  • Aumenta la productividad.
  • Mejora el clima laboral.
  • Reduce las interrupciones.
  • Incrementa la eficiencia.
  • Permite ahorrar costes.
  • Genera un mayor compromiso.
  • Otorga más autonomía al trabajador.
  • Permite un mayor nivel de concentración a la hora de trabajar.
  • Hace crecer considerablemente la motivación.

En cuanto a los riesgos, estos son algunos de los principales:

  • Puede crearse el vicio de posponer cosas hasta que esté presente.
  • Genera un cambio en la gestión de las emociones.
  • Incrementa la complejidad en algunos aspectos.
  • Disminuyen las interacciones entre empleados y estas pueden pasar a ser más impersonales.

Claves para dirigir en las nuevas formas de trabajar

El aspecto más importante será sentar las bases de un acuerdo colectivo con todo el equipo, pero este acuerdo, además, debe tener en cuenta otro acuerdo individual atendiendo a las necesidades de cada empleado. En este pacto deben quedar reflejados todos los puntos clave del sistema de trabajo (periodo, metodologías, canales de comunicación, horas de coincidencia, reuniones presenciales o aspectos personales que se deban tener en cuenta).

Para llegar a este acuerdo, se requiere una toma de decisiones previas al acuerdo del trabajo a distancia: 

  • ¿Cuáles son los mejores días para realizar el teletrabajo?
  • ¿Estos días son fijos o pueden cambiar?
  • ¿Con qué periodicidad se puede cambiar de días?
  • ¿Se debe cancelar el teletrabajo si, por ejemplo, entra un proyecto nuevo?
  • ¿Cómo adaptarse a las necesidades reales de cada empleado?
  • ¿Hasta qué punto está implantado el presencialismo en la organización?
  • ¿Cómo valorar y/o gestionar la satisfacción de los empleados?
  • ¿De qué forma se mantendrá informado al equipo de forma colectiva y a los empleados individualmente?

Otra cuestión de la máxima relevancia y que es aconsejable definirla antes de concretar el acuerdo es la planificación y la organización. Estos son los 4 elementos clave para abordarla:

  • En primer lugar, la planificación no debe cambiar en función de si se realiza o no el teletrabajo, es este es el que debe adaptarse.
  • Lo que sí es necesario decidir es si se va a trabajar con una planificación a nivel colectivo o se va a realizar de forma individual.
  • Saber de antemano si se va a utilizar un sistema online o físico para dicha planificación.
  • No caer nunca en sistemas represivos basados puramente en el control.

Una vez nos hemos asegurado de que las bases de la colaboración del trabajo a distancia están claras para todos, es el momento de ponerse manos a la obra. Para no extenderme, comentaré solo los tres aspectos más críticos del trabajo efectivo.

Marcar unos objetivos adecuados y claros, y velar por su cumplimiento. Para establecer unos objetivos adecuados, desde Barna Consulting Group siempre aconsejamos la metodología SMART, es decir, estos deben ser: específicos, medibles, alcanzables, realistas y limitados en el tiempo. Pero recordad que, además, el manager debe inspirar siempre la confianza suficiente para que los trabajadores puedan preguntarle dudas, etc.

Establecer sistemas de medición y seguimiento. Los KPI deben haber sido validados y consensuados previamente, no podemos introducir nuevos indicadores sobre la marcha sin previo aviso porque generaremos confusión y estrés en el equipo. El líder es el responsable tanto del seguimiento como de la medición, y la clave es llevarlo a cabo sin ser intrusivo o controlador.

Dar feedback. Si la gestión emocional es muy importante en la oficina, todavía lo es más en remoto, ya que se requiere nuevas dosis de empatía para ponerse en el lugar de otra persona que no está con nosotros físicamente. Aun así, es recomendable que la transmisión de mensajes que requieren mayor atención emocional se hagan presencialmente.

Aquí también es importante llegar a un pequeño acuerdo, dejando claro qué tipo de feedback puede darse a distancia y cuál se ha de dar presencialmente, estableciendo, a su vez, unos parámetros para medir y dar feedback correctamente.

En conclusión, frente a estos momentos de dificultad, es cuando el liderazgo se vuelve más importante que nunca. Cuando todo va bien, es sencillo ser un líder. Ahora, no solo ha llegado el momento de los líderes de verdad, sino que se abre ante nosotros una oportunidad para evolucionar hacia nuevas formas de trabajar que pueden contribuir a una mejora de la eficiencia y la productividad.