En principio, el teletrabajo debería ser la solución ideal para todo aquel que desea utilizar al máximo su tiempo para ser lo más eficiente posible. Ya no perdemos quizás, 2 horas diarias en ir y volver de la oficina, ni nos distraemos con los ruidos y las conversaciones de nuestros compañeros.

A priori, trabajar en casa supone un extra de concentración para todos. Entonces, ¿por qué muchos afirman que rinden más en la oficina?

La respuesta: los ladrones del tiempo también tienen una presencia notable en el teletrabajo. Si no sabemos gestionarnos bien trabajando en remoto, corremos el riesgo de que se coman buena parte de nuestra jornada laboral provocando que incluso tengamos que hacer horas extra y, aun así, sintamos que no estamos rindiendo lo suficiente.

Según un estudio de WorkMeter, en España solo somos productivos, de media, 6.34 horas de nuestra jornada laboral (aunque nos pasemos incluso más de 9 horas en nuestro puesto de trabajo).

Detectar y eliminar tus ladrones del tiempo es crucial para pasar menos horas delante del ordenador y, a la vez, para trabajar de manera más eficiente. En este artículo, te detallo 6 posibles distracciones con las que nos encontramos diariamente cuando teletrabajamos y te doy algunas claves para que te gestiones mejor.

1.   El exceso de videollamadas

Las reuniones virtuales se comen nuestra jornada laboral y apenas nos dejan tiempo para centrarnos en nuestras tareas. Es conveniente no alargar las reuniones más de la cuenta, tener claros los puntos a desarrollar e invitar solamente a las personas necesarias. Una videollamada realmente útil para ti puede ser un auténtico ladrón del tiempo para un compañero convocado sin necesidad.

2.   Mensajes constantes por diversos canales de comunicación

Una notificación del chat interno de empleados, a continuación, un email, luego un WhatsApp y, seguidamente, un compañero que te quiere llamar para comentarte un tema breve. Cuando te has puesto al día de todos estos mensajes, puedes empezar por fin con la tarea que querías realizar. Al cabo de un par de minutos, suena otra notificación y la vista se te va hacia ese nuevo mensaje. Y así, todo el día. ¡Normal que no avancemos!

Un consejo: silencia las notificaciones cuando quieras concentrarte, siempre manteniendo abierta la posibilidad de contactarte para cualquier urgencia. Pauta unas horas determinadas para consultar tu correo electrónico y aprovecha para leer y gestionar según su importancia los mensajes acumulados al terminar una tarea y antes de comenzar la siguiente.

3.   La multitarea

Cuando tenemos muchas cosas en la agenda y en la cabeza, a menudo tratamos de abarcarlo todo a la vez sin centrarnos en nada en concreto. La multitarea es la gran enemiga de la concentración. Si queremos que nuestra productividad mejore, es crucial que abordemos las tareas de una en una y que les dediquemos el tiempo necesario según su importancia.

Si constantemente nos encontramos con que tenemos que realizar tareas simultáneas es que estamos haciendo algo mal. Llevar una correcta planificación de nuestros proyectos es clave para rendir más y perder menos tiempo, así como aprender a delegar, cuando es posible, en vez de intentar llegar a todo y terminar dejando las cosas a medias.

Te recomiendo que, antes de cerrar el ordenador al finalizar tu trabajo, planifiques la jornada del día siguiente, para tener claras las prioridades. Además, es aconsejable empezar el día por las tareas más complicadas, ya que, generalmente, es cuando estamos más descansados. Las tareas sencillas se pueden dejar para los momentos en que nos sentimos más cansados, como a última hora de la tarde o después de comer. Si tenemos un profundo conocimiento de nuestros hábitos, será más fácil planificar nuestro tiempo de la mejor forma posible.

4.   No saber decir “no”

Aprender a decir “no”, cuando el tema no sea de vital importancia, te liberará de muchos ladrones del tiempo. Un ladrón del tiempo puede ser un compañero que te quiera llamar para un tema rápido (que luego se alarga demasiado) o que constantemente te pida ayuda o consejo, lo que provocará que dejes de hacer tus propias tareas y pierdas la concentración o que se te rompa completamente el hilo de lo que estabas haciendo.

Quizás, planificándote mejor, puedas atenderle un poco más tarde sin perjudicar ni su trabajo ni, por su puesto, el tuyo.

Ahora que trabajamos desde casa es más necesario que nunca que nos sigamos esforzando para estrechar lazos con los compañeros de nuestra empresa, pero hay momentos en los que necesitamos concentración. No pasa nada por perdernos o aplazar un café virtual de vez en cuando si queremos acabar una tarea pendiente ya que luego nos costará volvernos a meter en faena, o por terminar primero nuestra tarea y luego contestar al compañero que necesita ayuda, siempre que no necesite con la máxima urgencia nuestro apoyo.

Se trata de equilibrar la balanza, para seguir controlando la situación y que nuestro día no se vea completamente “transformado” por las constantes interrupciones externas.

5.   No poseer un espacio exclusivo para el trabajo

Es normal que nos desconcentremos constantemente si teletrabajamos en la mesa del comedor, con la televisión encendida y los hijos jugando y preguntándonos cosas todo el rato. Para crear un clima óptimo de trabajo necesitamos, siempre que sea posible, habilitar un rincón de la casa que sea solo para trabajar.

Además, es altamente recomendable disponer de las mayores comodidades posibles para rendir mucho mejor y sentirnos más a gusto: silla confortable, mesa suficientemente espaciosa, pantalla de ordenador grande, luz natural… Si tu espacio de trabajo cumple con estos requisitos, estoy seguro de que te será más fácil “gestionar” los ladrones del tiempo que puedan surgir a lo largo del día.

6.   No diferenciar correctamente el tiempo laboral del personal

Este último punto está relacionado estrechamente con el anterior: La posibilidad de disponer de un espacio propio en casa para teletrabajar nos ayudará más a marcar los tan necesarios límites horarios para no complicar nuestra vida personal.

Cumplir con un horario laboral como si estuviéramos en la oficina es clave para no distraernos tanto. Lógicamente, con el teletrabajo hemos ganado cierta flexibilidad, y está bien aprovecharla, pero siempre de manera responsable, estando siempre disponible si surgiera emergencias de vital importancia como siempre ha ocurrido en la “época presencial”.

Si no nos marcamos un horario laboral, acabaremos dedicando parte de la jornada a nuestros asuntos personales y, en cambio, responderemos correos y resolveremos tareas en horas intempestivas. Esto nos hará caer posiblemente en la desorganización y el caos, complicando nuestro trabajo y el de nuestro equipo.

Estos son los ladrones del tiempo más comunes en el teletrabajo, pero seguramente cada situación es diferente y es posible que tu detectes algún otro que no he mencionado aquí y que te afecta particularmente. Pero estoy convencido que todo ladrón del tiempo tiene su antídoto. Ser conscientes de los nuestros y de cómo podemos gestionarlos es el primer paso para eliminarlos de nuestra vida.

Mi consejo: haz una lista de las distracciones que sufres a lo largo del día e intenta dar solución a todas ellas. Si detectas tus propios ladrones del tiempo y averiguas cómo hacerles frente según su importancia ya no habrá nada que te pare. ¡A por todas! ¡Y buen trabajo!